公司正在用 Microsoft 365 Copilot，但資安、法務還沒看過新的資料路徑？管理員最晚要在 2026 年 7 月 24 日前選定外部營運模型的使用範圍。這類模型目前預設關閉；期限後，符合資格的商業租戶若沒有明確選 No users，會改為所有使用者可用。
GPT-5.6 會進入 Word、Excel、PowerPoint、Copilot Chat 與 Cowork，部分功能由模型供應商直接提供處理能力。一般員工只會看到模型或功能變多，管理員面對的卻是另一條資料處理路徑。公司若還沒決定允許哪些人使用，就別讓期限自動替你選 All users。
先決定三個選項，不要讓期限替你決定。
法務與資安尚未完成審查，先選 No users，把缺少的資料流與條款證據列出來。已核准有限測試，就只開給指定使用者或 Entra ID 群組，第一輪避開真實敏感資料。只有在次處理者、資料地區與產業例外都接受後，才選 All users，並向員工公告可用資料、禁用資料和問題回報管道。
「什麼都不做」不是中立選項。依 Microsoft 的 OpenAI 次處理者文件，它在 7 月 24 日後等同接受符合資格租戶的預設啟用。若組織需要採購、個資或稽核簽核，先設 No users，再於審查完成後調整，比事後追查誰已經使用穩妥。
管理中心的精確路徑
執行者必須是 AI Administrator 或 Global Administrator：
- 登入 Microsoft 365 admin center。
- 進入 Copilot → Settings → View all。
- 選 AI providers operating as Microsoft subprocessors。
- 在供應商清單選 OpenAI。
- 選 All users、指定使用者／群組，或 No users，再按 Save。
這個權限以供應商為單位，不只是 GPT-5.6 的單一開關；設定會跨 Microsoft 365 Copilot 與 Copilot Studio 套用。若 Copilot Studio 或 Power Platform 還要使用外部模型，Microsoft 另有環境層級控制，不能只完成 Microsoft 365 這一頁就算治理結束。關閉 OpenAI 後，依賴該供應商的功能或模型也可能一起消失，變更前應先列出受影響流程。
如果只是使用者想確認功能是否出現，先看 Microsoft 365 Copilot 完整指南；企業管理者還應同步盤點 Microsoft Agent 365 的治理範圍，避免模型與 Agent 權限分開處理。
資料保護仍適用，但有四個不能略過的例外
Microsoft 表示 Product Terms、Data Protection Addendum 與 Enterprise Data Protection 原則適用於這條路徑；提示、回覆和透過 Microsoft Graph 存取的資料也不會用來訓練基礎模型。不過「受企業條款保護」不等於「資料只在原國家處理」。
OpenAI-operated models 不納入 in-country processing 承諾；台灣租戶不能因為既有 Microsoft 365 區域設定，就推定模型處理只留在台灣。它納入 EU Data Boundary，但仍有文件列出的例外，也不提供給 GCC、GCC High、DoD 與 sovereign clouds。現階段缺少的證明包括 FedRAMP High 授權、PCI DSS AOC、HITRUST CSF Certification Letter 與 SOC 1 Type 2 報告。
因此，金融、醫療、支付或明定資料落地的組織，不能用一般 Copilot 的合規簡報直接代替這次審查。應把「模型由誰營運、資料可能在哪裡處理、缺哪些證明」交給法務、資安與資料保護負責人逐項確認。這是管理決策，不是模型品質測試可以回答的問題。
別假設 Copilot 背後永遠是 GPT-5.6
就在 GPT-5.6 成為預設模型的同時，微軟也在把部分 Copilot 工作換成自家較便宜的 MAI 模型。據多家外電報導（2026 年 7 月），Excel 與 Outlook 每週已有數萬次請求改由微軟內部的 MAI 模型處理；微軟 AI 負責人 Suleyman 六月受訪時直言，付給 Anthropic 的成本很高，目標是「減少並最終消除」這筆支出。微軟強調並未終止與 OpenAI、Anthropic 的合作，MAI 目前也只占整體用量一小部分。
對管理員，這帶出一個比「OpenAI 開或關」更根本的治理事實：你的 Copilot 背後是哪個模型，是會變動的。 同一個功能今天走 GPT-5.6、明天可能被路由到 MAI，輸出品質與資料處理路徑都可能隨之改變。所以治理不是設好一次開關就結束——還要把「定期檢視微軟的模型與次處理者揭露文件、把模型變動納入變更管理」寫進流程，並在試點時記錄哪個功能實際由哪個模型回應，避免用「我當初核准的是 GPT-5.6」來推定現況。
一週試點要驗收什麼？
選 10 至 30 名使用者即可，涵蓋 Word、Excel、PowerPoint 和 Copilot Chat 的真實工作，但先用去識別或低敏感資料。第一天確認 GPT-5.6 只出現在指定帳號；接著記錄文件、試算表與簡報輸出的採用率、人工覆核和返工時間。引用組織資料時，抽查是否只顯示使用者原本有權讀取的內容；發現過度共享，先修 SharePoint、Teams 與 OneDrive 權限。最後實際關閉一次供應商設定，記下哪些模型、Agent 或流程失效，以及復原要多久。
最後用「完成同一工作需要多少覆核」判斷價值，不要只問回覆是否看起來更漂亮。未通過權限、資料流或停用測試，就不應直接擴到 All users。
常見問題
7 月 24 日後 GPT-5.6 會自動對所有公司開啟嗎？
不是所有公司。Microsoft 的文字是「eligible commercial customers」；政府雲與主權雲目前不提供。符合資格的商業租戶若未把 OpenAI 設成 No users，OpenAI-operated models 才會在該日起預設提供給所有使用者。
啟用 OpenAI 後，可以只限制 GPT-5.6 嗎？
Microsoft 365 admin center 這個設定是 provider-level，可指定哪些人能使用 OpenAI 營運模型，但不是單一模型白名單。Copilot Studio 與 Power Platform 另有環境層級控制，仍需分開檢查。
Microsoft 365 Copilot 的資料會拿去訓練 GPT-5.6 嗎？
Microsoft 表示提示、回覆與透過 Microsoft Graph 存取的資料，不會用來訓練 Microsoft 365 Copilot 所用的基礎模型。但資料處理地區與合規證明仍有上述例外，不能把「不訓練」等同「不跨境」或「符合所有產業認證」。
Copilot 背後一定是 GPT-5.6 嗎？
不一定。GPT-5.6 是目前 Microsoft 365 Copilot 的預設模型，但據多家外電報導，微軟同時在把 Excel、Outlook 的部分請求改由自家 MAI 模型處理以降低成本，目前仍屬小比例、也未終止與 OpenAI、Anthropic 的合作。對治理來說，重點是「背後模型會變動」：應定期檢視微軟的模型與次處理者揭露文件，並在試點時記錄實際回應的模型，而非假設永遠是當初核准的那一個。
參考來源
- Microsoft Learn：OpenAI as a subprocessor in Microsoft Online Services
- OpenAI：GPT-5.6 is now the preferred model in Microsoft 365 Copilot
- Microsoft Learn：Data, Privacy, and Security for Microsoft 365 Copilot
- Microsoft Learn：Overview of AI Subprocessors in Microsoft 365 Copilot
- OpenAI：GPT-5.6
- The Decoder：微軟為降成本逐步以自家模型取代 OpenAI、Anthropic
- Yahoo Finance／Bloomberg：微軟在部分應用改用自家 AI 模型